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Arbeitsorganisation

Zum (gesundheitlichen) Schutz der Mitarbeitenden sowie der Sicherstellung der Arbeitsfähigkeit der einzelnen Bereiche und Dienste bei Erkrankung von Mitarbeitenden oder möglichen Quarantäneszenarien, wählen derzeit viele Träger unterschiedliche Formen von „Schichtarbeit“ in Kombination mit Homeoffice-Regelungen. Die nachfolgende Beschreibung versucht verschiedene Modell zu systematisieren. In der Praxis bestehen vielfältige Kombinationen dieser Modelle. Damit verbunden sind eine Vielzahl organisatorischer und arbeitsrechtlicher Fragen.

  • Modell A: Schichtmodell mit verkürzten Präsenzzeiten: Die Abteilungen, Dienste, Arbeitsbereiche werden jeweils in zwei (oder mehrere) Gruppen eingeteilt, die sich die bisher reguläre Präsenzzeit in zwei Arbeitsschichten aufteilen. Zudem werden pro Team feste Präsenztage vereinbart. Dieses Modell kann auch mit einer zeitweisen Reduzierung der Arbeitszeit der einzelnen Fachkräfte einhergehen.
     
  • Modell B: Schichtmodell mit neu verteilten Präsenzzeiten: Die Abteilungen, Dienste, Arbeitsbereiche werden jeweils in zwei (oder mehrere) Gruppen eingeteilt. Die Präsenzzeiten der Mitarbeitenden bleiben bestehen. Um dennoch der Kontaktreduzierung nachzukommen werden die Öffnungs-/Erreichbarkeitszeiten entsprechend verlängert und mitunter, wenn nicht ohnehin vorgesehen auf das Wochenende ausgedehnt. Auch dieses Modell enthält in der Regel die verbindliche Vereinbarung von Präsenztagen oder Zeiten der jeweiligen Teams.
     
  • Modell C: Schichtmodell mit verkürzter Präsenzzeit erweitert um Homeoffice-Zeiten:  Diese Arbeitsorganisation eine in der Praxis derzeit häufig gewählte Form, existiert aber in unterschiedlichsten Ausprägungen. Den jeweiligen Modellen ist jedoch gleich, dass auch hier in den jeweiligen Abteilungen, Diensten und Arbeitsbereichen eine neue Regelung für die Präsenzzeiten der Mitarbeitenden greift. Zusätzlich kann jedoch vereinbart werden, dass die Fachkräfte zusätzlich zu den Präsenzzeiten, die übrige Arbeitszeit im Homeoffice verbringen, um dort ihrer Tätigkeit weiter nachzugehen. Mitunter kann auch in diesem Modell, die Neuregelung mit einer Reduzierung der Arbeitszeit einhergehen.
     
  • Modell D:Schichtmodell mit Präsenzzeit eines „Kernteams“ erweitert um Homeoffice-Zeiten:  Auch diese Form der Arbeitsorganisation wird in der Praxis derzeit häufig gewählt und existiert ebenfalls in unterschiedlichster Gestaltung. Den jeweiligen Modellen ist jedoch gleich, dass die regulären Präsenzzeiten durch ein Kernteam wahrgenommen werden. Die übrigen Mitarbeitenden befinden sich soweit möglich im Homeoffice.

Das Kernteam wird in regelmäßigem Turnus ausgewechselt (z.B. im 7- oder 14-tägigen Rhythmus) und mit Mitarbeitenden besetzt, die sich ansonsten im Homeoffice befinden. Mitunter kann auch in diesem Modell, die Neuregelung mit einer Reduzierung der Arbeitszeit für einen Teil der Mitarbeitenden einhergehen.

Praxistipp: Fragen zur organisatorischen Neugestaltung

Die bisher untersuchten Organisationsmodelle orientieren sich an den jeweiligen lokalen Ausgangsbedingungen und unterscheiden sich daher teilweise in hohem Maß voneinander. Allen Modellen gemeinsam sind jedoch weitgehend die Fragestellungen, die von den Verantwortlichen bei der jeweiligen Lösungssuche beantwortet werden mussten. Die nachfolgenden Checklisten verfolgen die Absicht, diese Fragen transparent darzustellen. Sie sollen helfen, die eigene Praxis zu überprüfen bzw. bei der Gestaltung von neuen Lösungen zu unterstützen.

Praxistipp: Personaleinsatz in anderen/alternativen Arbeitsbereichen

In den Fällen, in denen eine Schichtregelung, die Reduzierung von Präsenzzeiten oder eine Homeoffice-Regelung nicht greifen können, da die Einrichtungen geschlossen, oder aufsuchende Tätigkeiten nicht mehr durchgeführt werden dürfen oder können, erfolgt vielerorts derzeit der Einsatz der Fachkräfte in anderen Leistungsangeboten oder Arbeitsbereichen.

​​​​​​​Unterschiedliche Phasen, die die Stiftung Overdyck in Zeiten Coronas durchlaufen hat

Petra Hiller, Einrichtungsleitung und geschäftsführender Vorstand der Stiftung Overdyck in Bochum, spricht über die unterschiedlichen Phasen, die der Träger in der Arbeit mit jungen Menschen und Familien in Zeiten von Corona durchlaufen hat – von dem ersten „Schockzustand“ der Unsicherheit über die technische Aufrüstung  bis zur zunehmenden Lockerung am Ende der „Schließphase“. Fr. Hiller berichtet zum einen, wie die Kinder und Jugendlichen diese Phasen wahrgenommen haben. Zum anderen gibt sie einen Einblick, wie sie als Leitung die veränderten Organisationsbedingungen bewältigt und den Kontakt auch zu den Mitarbeitenden gehalten hat.